Alles over financiële administratie voor het MKB
Het bijhouden van een administratie is een wettelijke verplichting, zowel voor particulieren als voor ondernemers. Deze administratie is het geheel van inkomsten en uitgaven en vormt de basis en onderbouwing voor uw belastingaangifte. Welke gegevens bewaard moeten blijven en hoe lang u deze moet bewaren is wettelijk vastgelegd door de Belastingdienst. De regels voor MKB zijn anders dan die voor particulieren.
Een duidelijk overzicht van alle documenten die bij de financiële administratie horen, kunt u hieronder vinden. Voor een uitgebreid advies of hulp bij de financiële administratie voor MKB kunt u ook contact met ons opnemen. Wij staan u graag bij met persoonlijk advies gebaseerd op onze uitgebreide kennis op dit gebied.
De financiële administratie voor het MKB
Als ondernemer moet u altijd per jaar kunnen aantonen wat de inkomsten en kosten zijn geweest. Hierop wordt namelijk de inkomsten- of vennootschapsbelasting gebaseerd. De financiële administratie MKB is dus eigenlijk niets meer of minder dan een volledig kosten en baten overzicht van uw onderneming. Deze gegevens moeten digitaal of in papieren vorm worden bewaard en overlegd kunnen worden bij een controle door de Belastingdienst.
Een overzicht van alle basisgegevens
Alle gegevens over uw organisatie die u ontvangt of vastlegt (op papier of digitaal) horen bij uw administratie. De volgende gegevens worden door de Belastingdienst beschouwd als de basisgegevens:
- het grootboek
- de voorraadadministratie
- de debiteurenadministratie
- de crediteurenadministratie
- de inkoopadministratie
- de verkoopadministratie
- de loonadministratie
Van deze gegevens is algemeen bekend dat deze tot de administratie gerekend worden, omdat deze van fiscaal belang zijn. Maar er zijn meer gegevens die onder de bewaarplicht vallen, bijvoorbeeld uw e-mails en agenda. Om u goed op weg te helpen met uw financiële administratie delen we hieronder een handig overzicht van alle documenten die u moet bewaren.
Documenten voor de financiële administratie MKB
Voor zover van toepassing moeten de volgende documenten bewaard worden voor de financiële administratie:
- Kasadministratie en kassabonnen
- Facturen, zowel ontvangen als verstuurd
- Financiële aantekeningen, o.a. in- en verkoopboek
- Tussentijdse controleberekeningen
- Bankafschriften
- Contracten en overeenkomsten met klanten, partners of werknemers
- Correspondentie
- Agenda’s
- Salarisadministratie
- Urenregistratie
- Kilometerregistratie
- Software en databestanden
- Verzekeringspolissen
Fiscale bewaarplicht
Voor de financiële administratie bestaat een fiscale bewaartermijn. Die is in principe 7 jaar. De bewaartermijn start pas wanneer de gegevens niet langer actueel zijn. Voor een contract met een looptijd van 5 jaar gaat de bewaartermijn bijvoorbeeld pas in op het moment dat de 5 jaren verstreken zijn. Soms is de termijn langer dan 7 jaar. Voor de btw (omzetbelasting) geldt bijvoorbeeld voor onroerende zaken een bewaartermijn van 9 jaar. De bewaartermijn voor de mini One Stop Shop-regeling (MOSS) is 10 jaar. Deze gaat in na afloop van het jaar waarin de diensten zijn geleverd.
Voor meer informatie over geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht download de brochure van de Belastingdienst
De boekhouding bewaren
Sinds 2019 zijn papieren en digitale facturen gelijkgesteld, het is dus niet noodzakelijk om alle administratie op papier te bewaren. Een online boekhoudprogramma is erg interessant, omdat veel documenten hierin automatisch bewaard en vaak ook direct gestructureerd worden. Alles wordt opgeslagen in de cloud en kan daar veilig voor langere tijd worden opgeslagen. Een online boekhoudpakket maakt de administratie en het indienen van de belastingaangiften veel eenvoudiger. U bespaart hiermee dus veel tijd en vaak ook kosten. De software waar u als onze klant gebruik van kunt maken beschikt ook over een app waarmee u overal en altijd bonnen kunt indien, uw administratie kunt inzien en kunt bijwerken.
Tips voor een goede financiële administratie
Tot slot nog enkele tips voor een goede financiële administratie: Een goede voorbereiding is het halve werk. Ben je beginnend ondernemer, zorg er dan voor dat je weet wat er verwacht wordt. Open een zakelijke bankrekening zodat zakelijke en privé inkomsten en uitgaven gescheiden blijven. Houd de administratie bij. Door regelmatig de administratie bij te werken behoud u het overzicht. Sla bonnen/facturen (of een digitale kopie hiervan) direct op of bewaar deze in een aparte map. Overweeg het gebruik van een online boekhoudpakket. Hiermee bespaart u tijd en kosten.
Hulp nodig?
Voor hulp bij het opzetten van uw financiële administratie, het bijhouden hiervan of het indienen van uw belastingaangiften kunt u een beroep doen op een administratiekantoor. Bij MKB boekhouders hebben wij veel ervaring in de begeleiding van MKB bedrijven bij het opzetten en onderhouden van hun financiële administratie. Wij zijn ook u graag van dienst met persoonlijk advies en professionele begeleiding. Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.